Myśląc o założeniu własnej firmy, na początek należy sprecyzować jej cele. Bardziej istotne jest skupienie się na samej działalności niż na sprawach księgowo – podatkowych. Niemniej jednak nieuniknione są wizyty w ZUS-ie czy Głównym Urzędzie Statystycznym.
Niektórzy uważają, że lepszym rozwiązaniem jest zlecenie „papierkowej roboty” biuru rachunkowemu, które nauczy niedoświadczonego przedsiębiorcę, jak radzić sobie ze sprawami księgowymi. Czasem jednak trzeba liczyć tylko na siebie. Co wtedy?
Są procedury, bez których się nie obejdzie. Przy odpowiednim zorganizowaniu czasu i zgromadzeniu potrzebnych dokumentów, zakładanie firmy zajmuje tylko jeden dzień.
Pierwszym krokiem jest sporządzenie biznes planu firmy, której działalność chcemy zarejestrować. Biznesplan powinien zawierać: opis, plan, cele, warunki działania, nazwa, środki (również finansowe), sposoby realizacji celów powinny zawierać się w przygotowanym wcześniej w sposób staranny i dokładny biznes planie.
Zakładając działalność należy wziąć pod uwagę miejsce realizowania przyjętych wytycznych. Może to być prywatne mieszkanie, w którym zameldowany jest właściciel przyszłej firmy. Może to być również wynajęty lokal. Najlepiej gdyby znajdował się w rejonie, do którego łatwo i sprawnie dojechać. Informacje na temat lokali użytkowych dostępne są w Urzędzie Miasta, Miejskim Zarządzie Budynków Mieszkalnych, spółdzielniach mieszkaniowych i administracjach.
Nazwa firmy to kolejna sprawa, którą należy opracować przed rejestracją. Powinna ona przyciągnąć, zaciekawić, wzbudzić pozytywne emocje i skojarzenia. Musi być zgodna z profilem działalności.
Czwarty krok to wizyta w Urzędzie Gminy po to, aby dokonać wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Taki wpis polega na wypełnieniu formularzu uzupełniając go o informacje: imię i nazwisko, PESEL, adres zameldowania, nazwa firmy, adres, pod którym będzie działała firma, typ działalności zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności, datę rozpoczęcia pracy firmy. Zatrzymajmy się przy wpisie adresu zameldowania. Jeśli miejscem prowadzenia działalności jest miejsce zamieszkania, należy podać adres domowy. W przypadku, gdy lokal przeznaczony na pracę firmy jest wynajmowany, na formularzu trzeba wpisać adres biura. Należy również sprecyzować planowaną datę rozpoczęcia działalności. Ważne jest to o tyle, że nie można otworzyć własnej działalności, kiedy właściciel nie posiada jeszcze numeru REGON i nie dokonał wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Z tego powodu zalecane jest, aby ten termin ustalić na ok. 2 tygodnie po rejestracji w Urzędzie Gminy. Ostatnią z istotnych spraw dotyczących wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, która może sprawić problemy, jest PKD (Polska Klasyfikacja Działalności). Jest to system hierarchii społeczno-gospodarczej, na podstawie którego jednostki prowadzą swoją firmę. Sprecyzowanie rodzaju działalności i uzupełnienie go o szerszy zakres jest o tyle ważne, że w przyszłości można uniknąć kosztów związanych z aktualizacją ewentualnego poszerzenia usług.
Koszty rejestracji w Urzędzie Gminy waha się w granicach kilkudziesięciu do stu złotych. Kwota uzależniona jest od tego, w jakiej gminie jest zakładana działalność gospodarcza.
Po dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, czas na krok drugi. Jest nim uzyskanie REGON-u w Glównym Urzędzie Statystycznym. Numer statystyczny podmiotu gospodarczego w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej należy uzyskać do 14 dni od daty zarejestrowania firmy w Urzędzie Gminy.
Urząd Skarbowy jest następnym miejscem, które należy odwiedzić, zgłaszając swoją działalność. Należy zgłosić się do niego w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia działalności. Tam właściciel powinien przedłożyć dokumenty, które zawierają wpis do rejestru, Regon, NIP, umowę prowadzenia rachunku bankowego, a także umowę najmu lokalu, jeśli miejscem prowadzenia działalności nie jest prywatne mieszkanie. NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nie musi być zakładany, jeśli jest to działalność gospodarcza. Wtedy wystarczy numer właściciela firmy (NIP-1). W urzędzie skarbowym należy wybrać jedną z trzech form opodatkowania: karta podatkowa, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub podatkowa księga przychodów i rozchodów. Wybór musi być dokonany na dzień przed rozpoczęciem działalności. Urząd Skarbowy jest również miejscem, w którym właściciel zostaje podatnikiem VAT. Z podatku zwolniona jest ta firma, której wysokość sprzedaży nie przekroczy 50 tys złotych.
Krok siódmy to wykonanie pieczątki firmowej. Taka pieczątka powinna zawierać nazwę firmy, adres, NIP, numer REGON. Zwykle wykonanie pieczątki zleca się agencjom reklamy.
Po wykonaniu pieczątki właściciel nowo powstałej firmy powinien założyć konto bankowe. Jest to warunek do realizowania transakcji powyżej 15 tys euro. Przedsiębiorca sam wybiera bank, ale warto by zwrócił uwagę na koszty prowadzenia rachunku i koszty dokonywanych operacji (wpłaty, wypłaty, korzystanie z bankomatu). Warto także wziąć pod uwagę, czy bank oferuje obsługę konta przez Internet. Taki rodzaj prowadzenia rachunku to oszczędność czasu i mniejsze koszty.
Na końcu drogi do własnej działalności stoi ZUS, do którego należy zgłosić się w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Tam należy wypełnić dwa zgłoszenia. Zgłoszenie płatnika składek (ZUS ZFA) zawiera dane osobowe, adres, PESEL, REGON i numer rachunku bankowego. Zgłoszenie osoby ubezpieczonej (ZUS ZUA) polega na wybraniu rodzaju ubezpieczenia, wpisaniu tytułu ubezpieczenia w zapisie kodowym i oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego należy przedsiębiorca.
Na tym zakładanie własnej działalności się kończy. Po wykonaniu tych dziewięciu kroków przedsiębiorca może zająć się realizowaniem postanowień zawartych w biznes planie.
