ROZDZIAŁ 8
Ochrona danych
Art. 71. 1.100) Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Art. 72.102) 1. Księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3, zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust. 2.
2. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2, zapisy te powinny być wydrukowane w terminach przewidzianych w art. 13 ust. 6.
3. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony w ust. 2 jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.
Art. 73. 1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie jednostki lub oddziałów (zakładów), z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
2. wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.
4. Zbiory, o których mowa w art. 71 ust. 1, mogą być przechowywane, w sposób określony w ust. 1--3, poza siedzibą jednostki lub oddziałów (zakładów) w przypadku, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Przepisy art. 11 ust. 4 stosuje się odpowiednio.
Art. 74. 1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
3)105) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym -- przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
5)106) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
3. Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Art. 75. Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części:
1) do wglądu na terenie jednostki - wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej,
2) poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów,
chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Art. 76. 1. Zbiory jednostek, które:
1) zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
2) zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej107) oraz urząd skarbowy.
2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 72-74 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 8a
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
Art. 76a. 1. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6.
2. Przedsiębiorcy, wykonujący działalność, o której mowa w ust. 1, są również uprawnieni do wykonywania działalności, obejmującej:
1) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie,
2) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie
-- w zakresie określonym odrębnymi przepisami.
3. Działalność, o której mowa w ust. 1 i 2, mogą wykonywać:
1) przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
2) pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
4. Uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są, z zastrzeżeniem ust. 6, osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.
5. Osoby, o których mowa w ust. 4, mogą przy wykonywaniu czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, korzystać z pomocy osób nieuprawnionych w rozumieniu ust. 4. W takim przypadku zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności.
6. Osoby, które po otrzymaniu certyfikatu księgowego, uzyskaniu wpisu do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych, zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz za czyny określone w rozdziale 9 ustawy, nie są uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Art. 76b.1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych wydaje certyfikat księgowy na wniosek osoby fizycznej, która:
1) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,
2) nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy,
3) spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:
a) posiada trzyletnią praktykę w księgowości oraz wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na kierunku rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość lub innej, dla której plan studiów i program kształcenia odpowiadał wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość, w jednostkach organizacyjnych uprawnionych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,
b) posiada trzyletnią praktykę w księgowości i wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne oraz ukończyła studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych uprawnionych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,
c) posiada dwuletnią praktykę w księgowości i wykształcenie co najmniej średnie oraz złożyła z wynikiem pozytywnym egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy, zwany dalej ,,egzaminem
2. Za praktykę w księgowości, o której mowa w ust. 1 pkt 3, uważa się wykonywanie -- na podstawie stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż 1/2 etatu, odpłatnej umowy cywilnoprawnej zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej -- następujących czynności:
1) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, lub
2) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, lub
3) sporządzanie sprawozdań finansowych, lub
4) badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta.
3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych wydaje certyfikat księgowy obywatelom państw członkowskich Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu -- EFTA -- stron Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których kwalifikacje do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały uznane zgodnie z przepisami o zasadach uznawania nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu -- EFTA -- stron Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, kwalifikacji do wykonywania zawodów regulowanych.
4. Minister właściwy do spraw finansów publicznych na wniosek osoby wskazanej w wykazie, o którym mowa w art. 76g ust. 1, wydaje duplikat certyfikatu księgowego w przypadku jego utraty.
5. Za wydanie duplikatu certyfikatu księgowego pobiera się opłatę stanowiącą dochód budżetu państwa.
Art. 76c. 1. Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna, zwana dalej ,,Komisją
2. Do zadań Komisji należy w szczególności:
1) przygotowanie testów egzaminacyjnych oraz zadań sytuacyjnych, a także opracowanie wzorca prawidłowych odpowiedzi,
2) przeprowadzenie egzaminu i sprawdzanie testów egzaminacyjnych oraz zadań sytuacyjnych,
3) opracowanie wyników egzaminu oraz rozpatrzenie odwołań od wyników egzaminu.
3. Komisja wydaje zaświadczenie potwierdzające zdanie egzaminu z wynikiem pozytywnym.
Art. 76d. 1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych powołuje komisję, składającą się z przewodniczącego, sześciu członków i sekretarza oraz ustala termin egzaminu, a także wskazuje, spośród jednostek podległych lub nadzorowanych, jednostkę organizacyjną zapewniającą obsługę egzaminu, zwaną dalej ,,organizatorem egzaminu
2. W skład Komisji powoływani są pracownicy urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Członkiem Komisji może zostać również biegły rewident, niebędący pracownikiem urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, wykonujący swój zawód na podstawie odrębnych przepisów.
3. Osoby, o których mowa w ust. 2, składają oświadczenia, że nie będą wykorzystywać informacji dotyczących testów egzaminacyjnych oraz zadań sytuacyjnych, uzyskanych w związku z powołaniem w skład Komisji, w szczególności poprzez prowadzenie szkoleń oraz publikację materiałów szkoleniowych, mających na celu przygotowanie do egzaminu.
4. Minister właściwy do spraw finansów publicznych odwołuje przewodniczącego, członka lub sekretarza Komisji:
a) prawomocnego skazania przez sąd za przestępstwo popełnione umyślnie,
b) poważnego naruszenia regulaminu Komisji lub regulaminu przeprowadzania egzaminu,
c) naruszenia któregokolwiek z zakazów, o których mowa w ust. 3,
d) utraty warunków uprawniających do powołania w skład Komisji.
5. Minister właściwy do spraw finansów publicznych może w uzasadnionych przypadkach odwołać przewodniczącego, członka lub sekretarza Komisji, w szczególności w przypadku innego, niż wymienione w ust. 4 pkt 2 lit. b, naruszenia regulaminu Komisji lub regulaminu przeprowadzania egzaminu.
6. W przypadku odwołania albo śmierci przewodniczącego, członka lub sekretarza Komisji, minister właściwy do spraw finansów publicznych powołuje w jego miejsce odpowiednio nowego przewodniczącego, członka lub sekretarza Komisji. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.
7. Wynagrodzenie przewodniczącego, członka lub sekretarza Komisji, za udział w wykonaniu zadań, o których mowa w art. 76c ust. 2, wynosi odpowiednio za poszczególny egzamin:
1) dla przewodniczącego -- w wysokości nieprzekraczającej dwuipółkrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
2) dla członka oraz sekretarza -- w wysokości nieprzekraczającej dwukrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
8. Obsługę biurową Komisji zapewnia urząd obsługujący ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
9. Obsługę organizacyjną egzaminu wykonuje organizator egzaminu, finansując ze środków, o których mowa w art. 76f ust. 2 pkt 2, koszty organizacji i obsługi egzaminu oraz wynagrodzenie przewodniczącego, członków oraz sekretarza Komisji.
10. Komisja składa ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych sprawozdanie z przeprowadzonego egzaminu w terminie do trzech miesięcy od dnia przeprowadzenia egzaminu. Komisja ulega rozwiązaniu z chwilą przyjęcia sprawozdania przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Art. 76e. 1.Egzamin obejmuje zagadnienia z następujących dziedzin:
4) podstawy prawa cywilnego i gospodarczego.
2. Egzamin jest przeprowadzany w formie pisemnej.
Art. 76f. 1. Osoba ubiegająca się o zakwalifikowanie do egzaminu składa do ministra właściwego do spraw finansów publicznych wniosek.
2. Do egzaminu może zostać zakwalifikowana osoba, która:
1) spełnia warunki, o których mowa w art. 76b ust. 1 pkt 1 i 2,
2) uiściła opłatę egzaminacyjną na rachunek organizatora egzaminu.
3. Dane osoby spełniającej warunek, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, są przekazywane organizatorowi egzaminu.
4. W razie niespełnienia warunków, o których mowa w ust. 2 pkt 1, minister właściwy do spraw finansów publicznych wydaje decyzję o odmowie zakwalifikowania do egzaminu.
5. W przypadku nieprzystąpienia do egzaminu opłata egzaminacyjna nie podlega zwrotowi.
6. Osoba zakwalifikowana do egzaminu może na 14 dni przed jego terminem zwrócić się do organizatora egzaminu o zwrot opłaty egzaminacyjnej.
7. Osoba, która z ważnych, udokumentowanych przyczyn losowych nie mogła przystąpić do egzaminu w wyznaczonym dla niej terminie, może przystąpić do egzaminu w terminie późniejszym. Opłatę wniesioną za egzamin zalicza się na poczet egzaminu przeprowadzanego w terminie późniejszym.
8. Warunkiem przystąpienia do egzaminu w terminie późniejszym, przez osobę o której mowa w ust. 7, jest przedstawienie Kornisji dokumentów potwierdzających niemożność przystąpienia do egzaminu w wyznaczonym terminie, najpóźniej w ciągu 7 dni po tym terminie.
Art. 76g. 1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych prowadzi wykaz osób, które uzyskały certyfikat księgowy, zawierający:
2) numer certyfikatu księgowego,
3) numer PESEL -- a w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego -- numer i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość.
2. Wykaz, o którym mowa w ust. 1, i dokonywane w nim zmiany, jest zamieszczany w celach informacyjnych na stronie internetowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
3. Osoba posiadająca certyfikat księgowy ma obowiązek zgłoszenia zmiany danych zamieszczanych w wykazie, o którym mowa w ust. 1, w terminie 30 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zgłoszenie zmiany. Do zgłoszenia należy załączyć dokumenty lub ich urzędowo poświadczoną kopię, będące podstawą do dokonania zmian danych w wykazie.
Art. 76h. 1. Przedsiębiorcy, o których mowa w art. 76a ust. 3, są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, o której mowa w art. 76a ust. 1 i 2.
2. Minister właściwy do spraw instytucji finansowych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy zakres ubezpieczenia obowiązkowego, o którym mowa w ust. 1, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną, biorąc w szczególności pod uwagę specyfikę wykonywanych czynności oraz zakres realizowanych zadań.
3. Przepisów ust. 1 nie stosuje się do, będących przedsiębiorcami, biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych, jeżeli ubezpieczyli się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów w zakresie, o którym mowa w ust. 1.
Art. 76i. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:
1) wzór wniosku i wykaz dokumentów składanych przez osoby ubiegające się o wydanie certyfikatu księgowego, uwzględniając możliwość składania urzędowo poświadczonych kopii dokumentów, biorąc pod uwagę konieczność udokumentowania spełnienia warunków, o których mowa w art. 76b ust. 1,
2) wzór certyfikatu księgowego oraz sposób postępowania przy wydawaniu duplikatów certyfikatów księgowych w przypadku ich utraty, w tym wzór wniosku, o którym mowa w art. 76b ust. 4, a także wysokość opłaty, uwzględniając uzasadnione koszty wydania duplikatu,
3) wykaz dokumentów składanych przez osoby ubiegające się o zakwalifikowanie do egzaminu, biorąc pod uwagę konieczność udokumentowania spełnienia warunków, o których mowa w art. 76b ust. 1 pkt 1 i 2,
4) wysokość wynagrodzeń przewodniczącego, członków i sekretarzy Komisji, biorąc pod uwagę nakład ich pracy i zakres obowiązków oraz uwzględniając maksymalną jego wysokość określoną w art. 76f ust. 8 i 9,
5) wysokość i sposób wnoszenia opłaty egzaminacyjnej oraz tryb dokonywania zwrotu opłaty, biorąc pod uwagę, że wysokość opłaty nie może być wyższa niż połowa minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
6) szczegółowe zadania Komisji, przewodniczącego Komisji, sekretarzy Komisji oraz regulamin działania Komisji, biorąc w szczególności pod uwagę konieczność: precyzyjnego podziału zadań, obowiązków i odpowiedzialności w ramach Komisji, zapewnienia obiektywnego sposobu przeprowadzenia egzaminu oraz zapewnienia możliwości sprawowania efektywnego nadzoru przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych nad działalnością Komisji,
7) sposób organizowania i regulamin przeprowadzenia egzaminu sprawdzającego kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy, szczegółowy zakres tematyczny egzaminu, uwzględniając zakres wiedzy niezbędnej do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wzór zaświadczenia, potwierdzającego zdanie egzaminu z wynikiem pozytywnym oraz sposób postępowania przy wydawaniu duplikatów zaświadczenia w przypadku jego utraty,
8) wykaz dokumentów będących podstawą do dokonania zmian danych w wykazie osób, które uzyskały certyfikat księgowy, uwzględniając możliwość składania urzędowo poświadczonych kopii dokumentów.
